Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Suomen Perintäyhtiö Oy:n perintärekisterissä käsitellään henkilötietoja.

Rekisterinpitäjä

Suomen Perintäyhtiö Oy
PL 23, 70101 Kuopio
Puhelin: 020 741 0240
Sähköposti: info@perintayhtio.fi
Y-tunnus: 2200136-2

Rekisteriasioita hoitava henkilö

Asiakaspalvelu
020 741 0240
info@perintayhtio.fi

Rekisterin nimi

Suomen Perintäyhtiön perintärekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään saatavien perintään liittyvissä toimeksiannoissa. Henkilötietojen käsittely perustuu toimeksiantajan valtuutukseen ja tietoja käytetään vapaaehtoisessa ja oikeudellisessa perinnässä sekä perintäasioihin liittyvissä rikos-, riita- ja hakemusasioissa sekä muissa perintätoimeksiantoihin liittyvissä tehtävissä. Rekisteröityjä tietoja käytetään myös ammattimaiselle perinnänharjoittajalle laissa säädettyjen velvoitteiden toteuttamiseksi.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää tiedot toimeksiantajista ja velallisista toimeksiantojen hoitamista varten.

Rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot toimeksiantajista: toimeksiantajan ja rekisteröidyn nimi, henkilö-/y-tunnus, yhteystiedot, yhteyshenkilön tiedot, tiedot toimeksiannoista, maksuyhteystiedot, laskutus- ja myyntireskontratiedot, muita toimeksiantajan ilmoittamia ja muutoin tietoon saatuja toimeksiantajaan ja/tai asioiden hoitoon liittyviä tietoja.

Rekisteriin tallennetaan velallisesta seuraavat tiedot: rekisteröidyn nimi, henkilö-/y-tunnus, yhteystiedot, yksilöintitiedot veloista ja sen perusteesta, toimeksiannon käsittelyvaiheet, suoritetuista perintätoimenpiteistä, velallisen itse ilmoittamat asiaan liittyvät tiedot, sekä mahdolliset muut lisätiedot, päätökset sekä täytäntöönpanoon liittyvät toimenpiteet.

Rekisteri sisältää myös julkisista rekistereistä saatavia tietoja, kuten julkiset luottotiedot.

Asiakaspuhelut voidaan nauhoittaa ja muu viestintä, kuten sähköposti- ja tekstiviestit tallentaa. Nauhoitettua tai muuten tallennettua viestintää voidaan käyttää asiakastapahtumien varmistamiseksi, reklamaatioiden selvittelyyn, palvelun laadun kehittämiseksi ja koulutukseen. Ainoastaan asiakastietojen käsittelyyn oikeutetut henkilöt käsittelevät tallennettua viestintää.

Tietolähteet

Rekisteritietojen säilytys

Kirjanpitoaineistoa säilytetään lakisääteinen säilytysaika. Toimeksiantajan tiedot voidaan poistaa rekisteristä, mikäli asiakassuhde on kaikilta osin päättynyt. Velallisen tiedot voidaan poistaa rekisteristä siinä tapauksessa, että kaikki perinnässä olevat toimeksiantajan saatavat on saatettu päätökseen eikä muutoinkaan tietojen säilyttäminen ole rekisterin käyttötarkoituksen, lainsäädännön tai muun syyn perusteella tarpeellista.

Puhelutallenteet säilytetään vähintään 2 ja enintään 12 kuukautta. Reklamaatiotilanteissa voidaan yksittäisiä tallenteita säilyttää pidempään, kuitenkin enintään 18 kuukautta.

Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen  

Rekisteriin merkittyjä tietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa, mm. viranomaisen pyynnöstä tai tuomioistuimen päätöksen nojalla. Henkilötietoja luovutetaan lähinnä tuomioistuimelle asian käsittelyn yhteydessä ja ulosottoviranomaiselle täytäntöönpanotoimenpiteitä varten. Lisäksi velallista koskevia tietoja luovutetaan kunkin velan toimeksiantajalle ja tietyissä tapauksissa luottotietorekisterin-pitäjälle.

Henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista saattaa sijaita ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla tai laitteistoilla teknisen käyttöyhteyden kautta, joista niitä voidaan käsitellä rekisterinpitäjän lukuun osapuolten välisen sopimuksen perusteella.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirto tapahtuu käyttäen EU-komission mallisopimuslausekkeita tai muuta lainsäädännön sallimaa siirtomekanismia.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista.

Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallinnollisen maksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista.

Mikäli rekisterissä havaitaan käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto, tieto oikaistaan tai poistetaan rekisterinpitäjän omasta aloitteesta tai rekisteröidyn pyynnöstä.

Mikäli rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta tai poistamisesta ei hyväksytä, kieltäytymisestä annetaan kirjallinen todistus, josta ilmenee syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä.

Henkilötunnuksen sisältävä tarkastus- tai korjauspyyntö tulee toimittaa omakätisesti allekirjoitettuna rekisterinpitäjän osoitteeseen.

Pyynnön liitteenä tulee toimittaa kopio allekirjoituksen sisältävästä henkilöllisyystodistuksesta.

Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin manuaalinen aineisto säilytetään rekisterinpitäjän toimipaikassa lukituissa tiloissa, jonne ei ulkopuolisilla ole pääsyä.

Osa rekisteriin sisältyvistä tiedoista on julkisia ja saatavissa julkisista asiakirjoista, muutoin tiedot ovat luottamuksellisia ja niitä pääsevät käsittelemään ainoastaan ne henkilöt, joiden työtehtäviin tietojen käsittely nimenomaisesti kuuluu. Henkilötunnusta käytetään niissä asiakirjoissa, joissa asiaa käsittelevät viranomaiset sitä edellyttävät.

Rekisterinpitäjä päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa rekisterin käyttöoikeudet siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät. Työsuhteen päättymisen jälkeen käyttöoikeudet poistetaan.

Rekisteri ja sitä käsittelevät tietojärjestelmän laitteistot sijaitsevat kulunvalvonnalla suojatussa tilassa. Järjestelmä on suojattu palomuurein ja erilaisin salaus ja verkkotekniikoin ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja vastaan.

Järjestelmään kirjautuminen on mahdollista vain yksilöllisellä käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Järjestelmän käyttöä valvotaan säännöllisesti suoritettavilla ylläpitoimenpiteillä. Järjestelmä on kytketty palveluiden seurantapalveluun, josta lähtee vikatilanteissa automaattisesti hälytykset 24/7.

Rekisterinpitäjän henkilöstöllä ja sen lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin rekisterin tietoihin. Toimeksiantosopimuksilla velvoitetaan rekisterinpitäjän toimeksiannosta henkilötietoja käsitteleviä tahoja suojamaan henkilötiedot vastaavalla tavalla.